取引先が代金を払わないときは、①契約の内容、②仕事をしたこと・納めたこと、③請求と支払の経過、④相手方とのやり取り、の4つが分かる資料をそろえて相談すると、初回の相談で回収の見通しまで話を進めやすくなります。資料が全部そろっていなくても、手元にあるものから相談を始めることができます。
納品も作業も終わっているのに、取引先から代金が振り込まれない。催促しても「来月には」と先送りされる。弁護士に相談しようと考えたとき、多くの方が迷うのが「何を持っていけばよいのか」です。この記事では、相談の前にそろえておくと話が早く進む資料を、役割ごとに整理します。
資料の全体像
回収の相談でまず弁護士が確かめたいのは、「いくらを、なぜ請求できるのか」と「相手方がなぜ払わないのか」の2点です。資料は、次の4つの役割に分けて考えると整理しやすくなります。
| 役割 | 主な資料 | 分かること |
|---|---|---|
| 契約の内容 | 契約書、発注書・注文請書、見積書、取引基本契約書 | 何を、いくらで、いつまでに行う約束だったか |
| 仕事をしたこと・納めたこと | 納品書、受領書、検収書、作業報告書、写真 | 約束どおりに履行したか |
| 請求と支払の経過 | 請求書、入金の記録、督促の記録 | いくらが、いつから未払いか |
| 相手方とのやり取り | メール、チャット、LINE、電話のメモ | やり取りの経過、相手方が払わない理由 |
契約の内容が分かる資料
まず、何をいくらで引き受けたのかが分かる資料です。契約書があれば、それが中心になります。契約書がない取引でも、発注書と注文請書、見積書とそれに対する承諾のメールなどを合わせることで、契約の内容を示せることがあります。
継続的な取引では、個々の注文とは別に取引基本契約書を交わしていることがあります。支払期日や遅延した場合の取扱いが、そちらに書かれていることもありますので、あわせてお持ちください。
契約書がない場合の考え方については、契約書がなくとも工事請負契約の立証はできるかもご参照ください。
仕事をしたこと・納めたことが分かる資料
請負代金を請求するには、約束した仕事を終えたことを示す必要があります。商品の代金であれば、商品を納めたことを示します。納品書の控え、相手方の受領印のある受領書、検収書などがこれに当たります。
工事や作業の場合は、作業報告書、日報、施工前後の写真なども手がかりになります。写真は、撮影した日付が分かる形で残しておくと、資料としての価値が上がります。
請求と支払の経過が分かる資料
次に、いつ、いくらを請求し、そのうちいくらが支払われたかを確認します。請求書の控えや通帳の記録などが該当の資料になります。
一部だけ入金がある場合は、その日付と金額も控えておいてください。督促の電話や書面の日付も、後で経過を説明する材料になります。代金の請求には時効があり、どの時点から数えるかは事情によって変わるため、支払期日や最後の入金日は正確に把握しておくことが大切です。
相手方とのやり取りの記録
メール、チャット、LINEなどのやり取りは、削除せずに残しておいてください。相手方が支払を約束したり、遅れを詫びたりしたやり取りも、経過を示す材料として残しておいてください。また、相手方が「品質に問題がある」などと言っている場合は、支払を拒む理由を早めに知ることができます。
画面の写しを残すときは、送信者と日時が写るようにします。電話でのやり取りは、日時、相手、話した内容を、その日のうちにメモに残しておくと良いです。
相手方の会社についての情報
相手方の正式な会社名と本店の所在地は、登記事項証明書で確認できます。名刺や請求書の宛名と、登記上の会社名や所在地が違っていることもあります。
このほか、相手方がこれまで代金の支払に使っていた銀行口座や、相手方の取引先、所有している不動産など、相手方の財産について分かっていることがあれば、メモにしておいてください。裁判所の手続で回収する段階になったとき、手がかりになることがあります。
資料がそろっていない場合の進め方
ここまで挙げた資料が、すべて手元にあるとは限りません。資料がそろうのを待つより、手元にあるものを持って早めに相談するほうが、取れる手段が広がります。時間が経つほど、相手方の財産が減ったり、やり取りの記録が散逸したりするおそれがあるためです。
相談の前に、次の点を簡単なメモにしておくと、話が早く進みます。
- 経過 取引の始まり、納品・完成、請求、督促の日付を時系列で
- 金額 請求額、入金額、未払いの残額
- 相手方の言い分 払わない理由として、相手方が何と言っているか
- ご希望 全額の回収、早期の解決、取引の継続など、何を優先したいか
回収の手段の全体像と、それぞれを選ぶ場面については、債権が支払われない——回収の手段もご参照ください。解決までにかかる期間については、債権回収には、どのくらいの期間がかかるかもご参照ください。
KBM法律事務所にご依頼いただく場合
KBM法律事務所は、建設請負工事にかかる債権の回収など、売掛金・工事代金などの回収のご相談をお受けしています。初回のご相談では、お持ちいただいた資料をもとに、請求できる金額の見通し、取りうる手段と順序、かかる期間と費用の目安をお示しします。
資料が足りない場合は、何を追加で集めればよいかを具体的にお伝えします。通知書の送付から交渉、裁判所の手続、強制執行まで、一貫してお引き受けすることができます。
「どこまで資料をそろえてから相談すべきか」と迷っている段階でも、一度ご相談ください。取扱内容は債権回収に、費用の基準は料金・相談の流れにまとめています。ご相談のお申込みはお問い合わせからお受けしています。
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